Oboznámenie so spracúvaním osobných údajov

Maratónsky klub Košice (ďalej Prevádzkovateľ) spracúva osobné údaje v súlade s GDPR – Nariadenie Európskeho parlamentu Rady EÚ 2016/679 (ďalej len Nariadenie) a zákonom č. 18/2018 o ochrane osobných údajov (ďalej len Zákon) s platnosťou od 25.5.2018 a Všeobecnými podmienkami MMM.

I. Identifikačné údaje prevádzkovateľa
Maratónsky klub Košice, Pri Jazdiarni 1, 043 04 Košice, IČO: 00595209, registrovaný Ministerstvom vnútra SR č. VOS/1-900/90-194.

II. Osobné údaje, ktoré spracúvame
meno, priezvisko, dátum narodenia, pohlavie, adresa (ulica, PSČ, mesto, štát), štátna príslušnosť, klub, predpokladaný výkon vo zvolenej disciplíne, profesia, e-mail, telefónny kontakt, informácia o stave registrácie, dátum a čas registrácie, dátum a čas prezentácie, dátum a stav platby, pridelené štartové číslo, výsledné umiestnenie a výsledný čas účastníka, medzičasy účastníka, vygenerované EAN číslo, fotografie, videozáznamy, audiozáznamy.

III. Získavanie osobných údajov
Osobné údaje získavame priamo od dotknutých osôb prostredníctvom komunikačných nástrojov: založenie účtu pretekára na webovej stránke prevádzkovateľa, www.kosicemarathon.com; registrácia na jednotlivé podujatia; prihlásenie na odber newsletterov, marketingových správ; priama písomná, telefonická, osobná nebo elektronická komunikácia;
Osobné údaje tretích osôb, ktoré nám poskytnete
Ak nám poskytujete osobné údaje tretích osôb (napr. registrujete na podujatie svojich priateľov, známych…), je vašou povinnosťou informovať o tom dotyčnú osobu a zaistiť si jej súhlas s týmito podmienkami ochrany osobných údajov.

IV. Na aké účely spracúvame osobné údaje
a) Účet pretekára
Slúži najmä nato, aby sa užívateľ mohol zaregistrovať na všetky podujatia, ktoré organizujeme. Zároveň poskytuje užívateľovi prehľad o všetkých jeho predchádzajúcich i súčasných registráciách na podujatia. Umožňuje užívateľovi upravovať svoj profil na účte. Ak nám pri založení účtu užívateľ poskytne svoje kontaktné údaje, môžeme mu zasielať informácie o našej činnosti a podujatiach a službách, ktoré pripravujeme.
Poskytnuté údaje môže užívateľ kedykoľvek zmeniť, s výnimkou e-mailovej adresy, ktorá slúži pre prístup do účtu pretekára.
Pre tento účel sú spracúvané kontaktné údaje: meno, priezvisko, adresa, e-mail, telefónne číslo
b) Účasť na podujatiach, ktoré organizujeme
Osobné údaje pre tento účel sú spracúvané predovšetkým, aby sme komplexne zabezpečili účasť pretekára na podujatiach, na ktoré sa zaregistroval.
Komplexné zabezpečenie zahŕňa:

  • Spracovanie registrácie, evidenciu platieb
  • Spracovanie a dodanie všetkých produktov a služieb, ktoré si účastník v rámci registrácie na podujatie objedná
  • Správne zaradenie v rámci disciplín a rôznych kategórií, ktoré sú súčasťou podujatia
  • Pridelenie štartového čísla
  • Pridelenie EAN kódu, ktorý slúži pre prezentáciu pretekára na podujatie
  • Príprava a spracovanie štartových a výsledkových listín
  • Meranie a vyhodnotenie dosiahnutého času a umiestnenia na Podujatiach
  • Zabezpečenie Informačného servisu registrovaným účastníkom a záujemcom o účasť na podujatiach
  • Zabezpečenie riadneho priebehu Podujatí, ochrany zdravia a majetku Účastníkov Podujatí
  • Zabezpečenie komplexnej starostlivosti o Účastníkov Podujatí na štarte, na trati a v cieli
  • Identifikácia Účastníka pre potreby zdravotnej a bezpečnostnej služby Podujatia
  • Zverejnenie štartovej a výsledkovej listiny na webovej stránke Prevádzkovateľa, www.kosicemarathon.com, a v ďalších elektronických a printových médiách
  • Zaslanie výsledného umiestnenia a času ako športového výkonu na poskytnuté kontaktné údaje
  • Archivácia dosiahnutých výsledkov účastníkov podujatí
  • Spracovanie a zverejnenie historických výsledkových listín podujatí
  • Štatistické účely
  • Účtovné a daňové účely
  • Plnenie ostatných zákonných povinností

Pre tento účel sú spracúvané najmä tieto osobné údaje:
meno, priezvisko, dátum narodenia, pohlavie, štátna príslušnosť, klub, predpokladaný výkon vo zvolenej disciplíne, profesia, e-mail, telefónny kontakt, informácia o stave registrácie, dátum a čas registrácie, dátum a čas prezentácie, dátum a stav platby, pridelené štartové číslo, výsledné umiestnenie a výsledný čas účastníka, medzičasy účastníka, vygenerované EAN číslo

c) Starostlivosť o účastníkov podujatí:
Ak nás kontaktujete e-mailom alebo cez kontaktný formulár s akýmkoľvek dotazom, dávate nám tak dobrovoľný súhlas, aby sme Vás mohli kontaktovať. V tomto prípade využijeme Vašu e-mailovú adresu, meno a priezvisko. V prípade potreby môžeme od Vás požadovať ďalšie osobné údaje nevyhnutné pre vybavenia Vašej požiadavky.

d)Marketing
Marketingové správy zasielame iba tomu, kto nám poskytol svoj súhlas. Súhlas je poskytovaný dobrovoľne, a to zaškrtnutím políčka vo formulári pri zakladaní účtu pretekára na našej webovej stránke. Z odberu týchto marketingových správ sa užívateľ môže odhlásiť upravením nastavenia svojho profilu, po prihlásení sa do svojho účtu pretekára na https://registration.kosicemarathon.com/ alebo zaslaním e-mailu na našu adresu info@kosicemarathon.com.
Ak si užívateľ vytvorí viac účtov pretekára, v rámci ktorých uvedie rovnaké, alebo iné kontaktné údaje, môže dôjsť k tomu, že napriek odhláseniu z marketingu na jednom z účtov, zostane súhlas v inom z účtov nezmenený. V tomto prípade nie je v našich možnostiach zabrániť, aby boli marketingové správy aj naďalej zasielané, až kým si užívateľ neupraví nastavenia na všetkých ním vytvorených účtoch.
Pre tento účel sú spracúvané kontaktné údaje: adresa, e-mail, telefónny kontakt

V. Na akých právnych základoch spracúvame osobné údaje
Na základe oprávneného záujmu spracúvame osobné údaje pre komplexné zabezpečenie účasti pretekára na podujatí, na ktoré sa zaregistroval.
meno, priezvisko, dátum narodenia, pohlavie, štátna príslušnosť, klub, predpokladaný výkon vo zvolenej disciplíne, profesia, pridelené štartové číslo, výsledné umiestnenie a výsledný čas účastníka, medzičasy účastníka, vygenerované EAN číslo, fotografie

Plnenie zmluvy – aby sme mohli zabezpečiť zmluvné plnenie súvisiace s účasťou pretekára na podujatí (viď. Všeobecné podmienky účasti na MMM), ktoré organizujeme, vrátane dodania produktov a služieb, ktoré si v rámci registrácie na podujatie pretekár objedná.
Meno, priezvisko, adresa, e-mail, telefónny kontakt

Súhlas so spracovaním osobných údajov – napr. pre účely zasielania marketingových oznámení a ponúk od nás a našich partnerov, alebo v prípade, ak poskytujeme vybrané kontaktné údaje tretím stranám (partnerom podujatia), ktorí Vás tak budú môcť kontaktovať za účelom poskytnutia výhod pri využití ich služieb, kúpe ich tovaru, a aby Vám mohli zasielať informácie o novinkách, akciách a ponúkaných výhodách, ktoré pripravujú. Osobné údaje, na ktorých spracúvanie sa vyžaduje súhlas dotknutej osoby, nebudeme bez tohto súhlasu spracúvať.
Neudelenie súhlasu so spracovaním osobných údajov na marketingové účely sa podľa platnej právnej úpravy nevzťahuje na naše právo zasielať vám naše e-maily, súvisiace s vašou účasťou na podujatí, informácie o našej činnosti a informácie o nami pripravovaných akciách a podujatiach.
Meno, priezvisko, adresa, e-mail, telefónny kontakt

Životne dôležitý záujem
Na tomto základe spracúvame osobné údaje za účelom ochrany životne dôležitých záujmov účastníkov podujatí (napr. v prípade kolapsu, keď je nutný kontakt so zložkami záchranného systému), za účelom prípadnej krízovej komunikácie medzi organizátorom a účastníkom podujatia.
Meno, priezvisko, adresa, e-mail, telefónny kontakt

VI. Ako dlho spracúvame osobné údaje
Osobné údaje sú spracovávané a uchovávané počas doby nevyhnutnej k zaisteniu všetkých práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvy. (viď. Všeobecné podmienky účasti na MMM).
Osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné pre riadne poskytnutie služieb, resp. pre splnenie všetkých našich povinností, či už tieto povinnosti vyplývajú zo zmluvy medzi nami, či zo všeobecne záväzných právnych predpisov musíme spracovávať bez ohľadu na Vami udelený súhlas na dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi či v súlade s nimi.
Údaje získané prostredníctvom účtu pretekára spracovávame po dobu využívania našich služieb, zvyčajne 5 rokov od posledného prihlásenia užívateľa na účet pretekára, alebo do zrušenia účtu pretekára na jeho žiadosť.
Štartové a výsledkové listiny spracúvame a uchovávame neobmedzene z historických a štatistických dôvodov.
V prípade spracovávania osobných údajov, ku ktorým bol udelený súhlas dotknutej osoby, budú osobné údaje spracovávané spravidla po dobu 5 rokov, alebo do odvolania tohto súhlasu. (napr. odber marketingových správ)
Tento súhlas je možné odvolať upravením nastavenia profilu na účte pretekára, alebo zaslaním e-mailu na info@kosicemarathon.com.

Všetky otázky týkajúce sa spracúvania osobných údajov nám môžete zaslať e-mailom na info@kosicemarathon.com.

VII. Informácia o spracovaní súborov cookies
Webové stránky Prevádzkovateľa používajú cookies. Na základe používania cookies Prevádzkovateľ môže napr. sledovať celkový počet návštevníkov na svojich webových stránkach.
Cookies sú malé textové súbory a informácie, ktoré sú z webovej stránky ukladané na pevný disk počítača užívateľa a umožňujú webovej stránke pamätať si dôležité informácie, ktoré užívateľovi uľahčujú ďalšie používanie internetových stránok. Stránka si napríklad zapamätá prihlasovacie údaje užívateľa a pri ďalšom načítaní ich nemusí znova zadávať.
Stránka používa dočasné a trvalé cookies. Dočasné sa uchovávajú v zariadení užívateľa kým nezavrie stránku. Trvalé zostávajú v zariadení do uplynutia svojej platnosti alebo ich vymazania.
Ak užívateľ nemá záujem cookies používať alebo chce, aby internetový prehliadač použitie cookies oznámil, musí si vo svojom internetovom prehliadači nastaviť príslušnú voľbu. Ak užívateľ zablokuje všetky cookies, nebude môcť využívať niektoré funkcie webových stránok.

VIII. Osobné údaje detí
Ako prevádzkovateľ spracúvame aj osobné údaje detí do 18 rokov, pre potreby registrácie na podujatia určené aj alebo len pre deti, spracovanie a zverejnenie štartových a výsledkových listín. Náš registračný systém vyžaduje u osôb mladších ako 18 rokov súhlas zákonného zástupcu. Tieto osobné údaje sú spracúvané pre potreby účasti na zvolenom podujatí.

IX. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom Sprostredkovateľov
Osobné údaje poskytujeme sprostredkovateľom, ktorých spolupráca je nevyhnutná pre organizovanie a realizáciu podujatí. Údaje sú sprostredkovateľom poskytované v nevyhnutnom rozsahu, na základe zmluvy o spracovaní osobných údajov. Ide najmä o subjekty, ktoré poskytujú služby v oblasti IT, registrácie a prezentácie účastníkov podujatí, merania časov na podujatiach, spracovanie štartových a výsledkových listín podujatia, prípravy materiálov určených pre podujatie, informačnú službu počas a po podujatiach, ďalej subjekty, ktorých produkty a služby je možné objednávať v procese registrácie na podujatie, zložky záchranného a bezpečnostného systému podujatia. Osobné údaje sú subjektom poskytované taktiež na základe konkrétneho úkonu účastníka podujatia (napr. zakúpenie produktu alebo služby v procese registrácie na podujatie) alebo v prípade výnimočnej udalosti postihujúcej účastníka podujatia. V prípade, ak sú údaje týmto subjektom poskytované, je to iba v rozsahu nevyhnutnom pre poskytnutie služby v zodpovedajúcej kvalite v súlade s Nariadením.

a) eSOLUTIONS s.r.o. Viedenská 7, 04013 Košice, IČO: 36597767, pre účely: poskytovanie servisných služieb pre zabezpečenie prevádzky a správy informačného systému, správa účtu služby Microsoft Office 365 obsahujúcej emailové služby a služby cloudového úložiska, poskytovanie služby „Bezpečný mailing“ pre odosielanie hromadných emailov, správa prevádzky registračného systému ESOREG pre online registráciu pretekárov na podujatia organizované Prevádzkovateľom, prezentácia pretekárov podujatí organizovaných Prevádzkovateľom, štatistické spracovanie údajov databáz prezentovaných pretekárov a údajov o návštevnosti webovej stránky www.kosicemarathon.com, správa facebookového účtu.

b) Ing. Miroslav Šír – Počítačové služby, Karpatská 3, 625 00 Brno, Česká republika, IČO: 45646333, pre účely: spracovanie štartovej a výsledkovej listiny Podujatia, spracovanie merania dosiahnutého času na Podujatiach, vyhodnotenia dosiahnutého času ako športového výkonu na Podujatiach, zverejnenie dosiahnutého času ako športového výkonu na Podujatiach na stránke www.championchip.cz, zaslanie výsledkov a dosiahnutého času ako športového výkonu na Podujatiach dotknutej osobe na poskytnuté kontaktné údaje.

c) Fotoservis – poskytnutie služby vo forme vyhotovenia fotografií účastníkov podujatia, s možnosťou predobjednania služby cez registračný systém prevádzkovateľa, alebo objednania prostredníctvom webovej stránky sprostredkovateľa. Sprostredkovateľ zverejní vyhotovené fotografie na svojom webovom sídle.
Dotknutá osoba môže kedykoľvek požiadať e-mailom na (info@kosicemarathon.com), aby o nej vyhotovené fotografie neboli zverejnené.

d) Allianz – poskytnutie služby Účastníkom Podujatí vo forme poistenia účastníkov podujatia

e) Abbot World Marathon Majors, LLC, 21660 W Field Parkway, Deer Park IL 60010 – pre účely zaradenia Účastníkov podujatia do Svetového rebríčka Abbot World Marathon Majors a prezentáciu výsledkov na webovej stránke sprostredkovateľa www.worldmarathonmajors.com (priezvisko, meno, dátum narodenia, národnosť, e-mail, kategória, výsledné umiestnenie, výsledný čas)

Pri platbe kartou sú osobné údaje spracúvané poskytovateľom služby platobnej brány, spoločnosti First data, pre potreby zabezpečenia platby kartou.

Pri využívaní súborov cookies sú odovzdávané údaje spoločnostiam:
• Google Ireland Limited (registračné číslo: 368047), so sídlom Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írsko; podmienky ochrany súkromia tejto spoločnosti sú dostupné tu: https://policies.google.com/technologies/ads
• Facebook Ireland Limited, so sídlom 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, D02 X525, Írsko; podmienky ochrany súkromia tejto spoločnosti sú dostupné tu: https://www.facebook.com/about/privacy

Spoločnosti, na zariadeniach ktorých sú uložené osobné údaje:
ECOMAIL.CZ, S.R.O. – poskytovateľ služby pre hromadné rozposielanie emailov
Savvy, s.r.o. – poskytovateľ hostingu pre registračný systém Esoreg
Microsoft – poskytovateľ emailových a cloudových služieb

  • Prevádzkovateľ vyhlasuje, že pri výbere sprostredkovateľov dbal na ich odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť a ich schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov.
  • Prevádzkovateľ prehlasuje, že nebude poskytovať osobné údaje iným Sprostredkovateľom, ako tým, ktorí sú uvedení v článku IX.
  • Sprostredkovateľ sa zaväzuje spracúvať osobné údaje len v rozsahu a za podmienok dojednaných v tomto poverení.
  • Sprostredkovateľ je povinný zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, ktoré spracúva. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po ukončení spracúvania osobných údajov.

X. Zásady ochrany osobných údajov
v zmysle článku 13 a príslušných recitálov Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“) a zákona NR SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“)

Dotknuté osoby, o ktorých sú spracúvané osobné údaje v našich informačných systémoch pre konkrétne vymedzené účely si môžu uplatniť písomne alebo elektronicky nasledovné práva:

  • Právo na prístup k osobným údajom – ide o právo získať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje ako aj právo získať prístup k týmto údajom, a to v rozsahu účelov a doby spracúvania, kategórie dotknutých osobných údajov, okruhu príjemcov, o postupe v každom automatickom spracúvaní, prípadne o následkoch takéhoto spracúvania. Ako Prevádzkovateľ máme právo použiť všetky primerané opatrenia na overenie totožnosti dotknutej osoby, ktorá žiada o prístup k údajom, najmä v súvislosti s online službami a identifikátormi (článok 15, recitál 63, 64 Nariadenia).
  • Právo na opravu nesprávnych a doplnenie neúplných osobných údajov (článok 16, recitál 65 Nariadenia).
  • Právo na výmaz – „zabudnutie“ tých osobných údajov, ktoré už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali a spracúvali; pri odvolaní súhlasu, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva; pri nezákonnom spracúvaní; ak sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou informačnej spoločnosti (pri deťoch), a to za naplnenia podmienok uvedených v článku 17, recitál 65, 66 Nariadenia.
  • Právo na obmedzenie spracúvania je možné uplatniť, ak ako dotknutá osoba napadnete správnosť osobných údajov a ostatných náležitostí v zmysle článku 18, recitálu 67 Nariadenia, a to formou dočasného presunutia vybraných osobných údajov do iného systému spracúvania, zamedzenia prístupu používateľov k vybraných osobným údajov alebo dočasné odstránenie spracúvania.
  • Právo na prenosnosť osobných údajov je právo Vami poskytnuté osobné údaje do našich informačných systémov na základe súhlasu alebo plnenia zmluvy preniesť k ďalšiemu prevádzkovateľovi v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, pokiaľ je to technicky možné aj za naplnenia podmienok článku 20, recitálu 68 Nariadenia v prípade, ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami. Uplatňovaním tohto práva nie je dotknutý článok 17 Nariadenia. Právo na prenosnosť údajov sa nevzťahuje na spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej nám ako Prevádzkovateľovi.
  • Bez toho, aby boli dotknuté akékoľvek iné správne alebo súdne prostriedky nápravy, máte ako dotknutá osoba právo podať v zmysle článku 77 Nariadenia sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR, ak sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú, je v rozpore s Nariadením alebo zákonom o ochrane osobných údajov.
  • Ako dotknutá osoba máte tiež právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, taktiež ak je spracúvanie nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sledujeme ako prevádzkovateľ alebo tretia strana (okrem spracúvania vykonávanom orgánmi verejnej moci pri plnení ich úloh), s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú Vaše záujmy alebo základné práva a slobody ako dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov (najmä ak je dotknutou osobou dieťa).

    Ak sa osobné údaje spracúvajú na účely priameho marketingu, ako dotknutá osoba máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, na účely takéhoto priameho marketingu vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom.

    Maratónsky klub Košice prijal ako prevádzkovateľ informačného systému všetky primerané personálne, organizačné a technické opatrenia za účelom maximálnej ochrany Vašich osobných údajov s cieľom v čo najväčšej miere znížiť riziko ich zneužitia, úniku a podobne. V zmysle našej povinnosti vyplývajúcej z článku 34 Nariadenia Vám ako dotknutým osobám oznamujeme, že ak nastane situácia, že ako prevádzkovateľ porušíme ochranu Vašich osobných údajov spôsobom, ktorým pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb, bez zbytočného odkladu Vám túto skutočnosť oznámime.

    UPOZORNENIE: z dôvodu dodržiavania zásady minimalizácie sú všetky Vami poskytnuté osobné údaje nevyhnutnou zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou pre naplnenie účelu ich spracúvania. Neposkytnutie povinných údajov nevyhnutných na uzatvorenie zmluvy môže mať za následok neuzavretie zmluvného vzťahu.

    V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich s ochranou Vašich osobných údajov, vrátane uplatnenia Vašich práv v zmysle Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov Vás prosíme, aby ste nás kontaktovali:
    E-mail: info@kosicemarathon.com
    Tel. číslo: +421 55 6220010

    Vyhradzujeme si právo upraviť tieto Podmienky Ochrany osobných údajov, aby boli vždy v súlade s platnými právnymi predpismi, alebo ak dôjde k zmenám v nami ponúkaných službách. Nové podmienky ochrany osobných údajov budú pre vás platné pri najbližšej návšteve našej webovej stránky.